Анализ затрат на печать (аудит печати) и оптимизация печатного оборудования

Как правило, организация имеет неполное представление о затратах на печать. А когда их начинают подсчитывать, часто оказывается, что некоторые затраты «растеклись» по статьям «Услуги», «Доставка», «Оборудование». А распределение этой категории расходов по проектам, департаментам (отделам), клиентам, направлениям обычно вообще не отслеживается. Также нельзя и однозначно сказать, что принтер и МФУ не используются в личных целях.

Ещё один момент – качество и возможности оборудования, стоимость содержания разной техники может отличаться, и нет гарантии, что каждый аппарат используется согласно своим техническим возможностям. Нет и уверенности, что бумага используется по максимуму эффективно – например, документы печатаются с помощью двусторонней печати.

Статистика по крупным компаниям не очень оптимистична:

Затраты на печать контролируются с большим трудом.
Расходы на печать недооцениваются в пределах 50%, иногда больше.
3% прибыли уходит на обеспечение печати (Gartner).
600 $ – 700 $ уходит в год на печать только одного сотрудника (Gartner).
На одного работника уходит 1584 страницы ежегодно (Envirowise).
17% отпечатанных материалов не используется.

На практике оптимизация сокращает затраты на печать до 30% (Gartner).

Как начать экономить?

1. Определение объёма печати

Сколько печатают в организации?
Как соотносятся цветные и чёрно-белые документы?
На каких устройствах печатают больше всего?
Какие отделы и сотрудники больше печатают?
Какие документы (служебные, личные) и из каких приложений печатают?

2. Оценка стоимости печати

На этом этапе определяется объём скрытых и явных расходов организации на обеспечение печати.

Явные расходы:

Стоимость оборудования.
Бумага.
Картриджи.
Сервисное, техническое обслуживание.

Скрытые расходы:

Эксплуатация задействованной в процессе печати ИТ-инфраструктуры: амортизация, электроэнергия и непосредственно тех.поддержка.
Административные расходы. Сюда относятся обработка счетов, потеря рабочего времени в связи со сбоями, приобретение и поддержание запаса расходных материалов, утилизация бумажной документации.
Воровство, злоупотребления: печать документов в личных целях, манипуляции с бумагой, картриджами и другими расходными материалами.
Утечка информации (исчезновение конфиденциальной документации и др.).

3. Определение направлений по снижению расходов

Устаревшее оборудование частично заменяется.
Печать организуется в соответствии с возможностями принтеров (на более мощные ложится большая нагрузка).
Внедряется двусторонняя принудительная печать, что позволяет значительно сэкономить.
Вводятся правила печати с указанием что, кому, когда и на каком аппарате делать.
Внедряется демонстративный контроль печати – так называемая работа над менталитетом сотрудников.

4. Разработка и внедрение в компании новой политики печати

Намечается план мероприятий, определяются административные и технические средства, нужные для его реализации, внедрение плана контролируется заранее назначенными ответственными сотрудниками.

5. Регулярные контроль и оценка эффективности принятых мер

Без контроля оценить целесообразность принятых решений невозможно.

Управление печатью

Мы предлагаем готовые пакеты решений для аудита печати, её контроля и сбора всей информации, ведения статистики. Это решает проблемы злоупотребления распечатыванием информации в личных целях, чрезмерного использования цветной печати, исключаются ситуации с несвоевременным заказом расходных материалов. Специальное ПО для мониторинга печати используется для ведения контракта на покопийное обслуживание, при этом перед вами находится вся картина расходов на печать и копирование.

Аудит и оптимизация

На начальном этапе сотрудничества мы выполняем анализ бизнес-процессов, в которых используется печать, мониторим загруженность принтеров, устанавливая соответствие их возможностей реальным нагрузкам (как в пиковые моменты, так и в повседневном режиме). Также анализируется целесообразность размещения тех или иных устройств в офисе (офисах).

Оптимизация по результатам аудита может включать следующие решения:

сокращение числа копий;
отказ от печати в случаях, где достаточно электронной версии документа;
замена устаревшей техники, недешёвой в эксплуатации;
ограничение использования цвета;
уменьшение числа марок/моделей печатного оборудования;
расстановка оборудования исходя из реальных объёмов печати. При этом учитывается и комфорт использования оборудования сотрудниками.

Во всём мире контролируемое управление инфраструктурой печати помогает компаниям уменьшать свои расходы в этой категории до 50 и более процентов.

📎📎📎📎📎📎📎📎📎📎