ТОП-5 инструментов для повышения личной эффективности

У всех у нас 24 часа в сутках и 7 дней в неделю. Всем нам, в зависимости от физиологии, необходимо спасть минимум 6 часов в сутки. Всем нужен отдых, иначе происходит быстрое выгорание.

Тем не менее, при всех одинаковых стартовых данных, некоторым из нас удается за отведенное время выполнять в разы больше, чем другим. И это не фокус, не сверх-способности, не тайные знания.

Меня часто спрашивают, как мне удается за короткое время решать много важных вопросов. Обычно, в зависимости от ситуации того, кто спрашивает, я могу дать пару конкретных рекомендаций.

Сегодня я хотел бы написать свои ТОП-5 инструментов, которые помогают мне поддерживать свою личную эффективность на высоком уровне.

№1 Хронометраж.

Я благодарен за этот замечательный инструмент Юрию Леонидовичу Морозу (основателю ИЮМ). Подробно он описан в курсе ИЮМ, а также не один раз упоминался в рассылке.

Вкратце суть инструмента: в течении дня (рабочего) мы фиксируем абсолютно все задачи, которые выполняем и время, которое на это затрачивается.

Для чего это нужно?

- Четко видно, на что уходит рабочее время.- Можно выявить «пожирателей времени» - задачи, которые занимают много времени, но при этом не приносят видимого результата.- Будет видно, как повысить эффективность своего рабочего дня.

А еще, ведение хронометража лично меня очень дисциплинирует. Когда ты в течении дня заходишь посмотреть новости, полистать ленту Фейсбука, пообщаться с коллегами, то время пролетает незаметно. В конце дня у тебя не будет понимания, что 80 минут за день ушло на это неэффективное времяпрепровождение, ты будешь думать, что потратил времени совсем немного.

Хронометраж четко покажет, сколько времени за день потрачено впустую. И когда моя рука потянется, чтобы открыть новостной ресурс, я этого не сделаю, т.к. понимаю, что это время будет отражено в Хронометраже и уже не удастся себя обмануть, что это заняло совсем немного.

№2 Делегирование (аутсорсинг).

Даже повышая свою эффективность, наступает момент, при котором руководителю или собственнику бизнеса все равно не хватает времени, чтобы выполнить все задачи, которые стоят перед его бизнесом.

95% задач можно и нужно делегировать подчиненным, оставляя себе самые важные моменты (такие как стратегическое планирование и контроль).

И даже если у вас нет подчиненных, все равно можно делегировать часть задач коллегам или партнерам.

Также можно отдавать часть бизнес-процессов на аутсорсинг.

Когда кажется, что все, что можно, уже делегировано, а времени все равно не хватает – можно делегировать части тех задач, которые целиком делегировать не представляется возможным.

Это касается также и бытовых вопросов, которые у многих людей занимают до 50% свободного времени (готовка, уборка, доставка, закупка и т.д.)

№3 Выделение Главной задачи на день и выполнение ее в первой половине дня.

Это еще один из инструментов, который я взял из обучения в ИЮМ.

Обычно мы очень быстро погружаемся в текучку и выполняем кучу рутинных задач, многие из которых не ведут нас к цели, тогда как на важные задачи просто не хватает времени. Особенно, если учесть еще, что зачастую то, что может дать результат, вызывает у нас дискомфорт.

Поэтому, сначала мы определяем, какая из сегодняшних задач больше всего может повлиять на достижение результата, делаем ее, и ни на что не отвлекаемся, пока не закончим.

А если на текучку и рутину не хватит времени, обычно, ничего плохого из-за этого не произойдет.

№4 Составление плана на день с учетом таблицы «Важно-неважно, срочно-не срочно».

Каждую задачу можно условно разделить на 4 типа: важные срочные, важные не срочные, неважные срочные и неважные не срочные.

Важные срочные задачи – это обычно те, которые стопорят процесс по достижению цели (например, переговоры) – чем дольше будет отложена эта задача, тем дольше будет стоять на месте весь процесс.

Важные не срочные задачи – это, обычно, стратегическое планирование, аналитика. То есть, если эти задачи перенести, то видимого ухудшения не произойдет, хотя на самом деле это отсрочит возможный взрывной рост бизнеса.

Неважные срочные задачи – обычно, это внешние запросы от коллег, клиентов и т.д. То есть, если такую задачу проигнорировать, то в большинстве случаев ничего страшного не произойдет, вопрос решится сам собой либо необходимость в его решении отпадет.

Неважные не срочные задачи – это такие, как например «вылизывание» текстов писем, коммерческих предложений, «украшательства» документов, перекладывание бумажек из стопки в стопку.

Итак, составляя план на день, мы каждую задачу относим к одному из приведенных четырех типов (можно сделать таблицу - разбить квадрат на четыре части и записывать в эти квадраты задачи).Когда мы ставим задачи в плане на день в порядке их выполнения, то сначала идут задачи типа важные срочные, затем важные не срочные, в конце неважные срочные, а неважные не срочные по возможности удаляем из плана дел вообще.

№5 Отсутствие прерываний.

Этот инструмент лично я взял из курса Н.Мрочковского и А.Толкачева Пятилетка за 2 года.

Суть его в следующем: когда мы на чем-то концентрируемся, то выполняем эту задачу максимально эффективно и в самые короткие сроки. Это если мы во время выполнения задачи ни на что не отвлекались.

К сожалению, современный мир наполнен огромным количеством средств связи, которые ежеминутно отвлекают на себя наше внимание (соцсети, мессенджеры, электронная почта, смс, звонки по мобильному и стационарному телефону, напоминания в телефоне и планировщике, обращения коллег или партнеров).

Каждый раз, когда мы отвлекаемся на что-то при выполнении задачи, мы теряем фокус. Когда же мы снова возвращаемся к решению вопроса, нам снова нужно время, чтобы «разогнаться» до эффективной скорости. Если таких прерываний много, то времени, которое затрачивается на задачу, может уйти вдвое-втрое больше, чем требуется! И это без учета времени, затраченного на эти самые прерывания.

Решение: отключение всех лишних прерывателей и проверка сообщений в отведенное время (можно раз в час, если есть необходимость оперативного реагирования, а некоторые вещи можно проверять раз в день).

Помимо этих ТОП-5 инструментов, я еще использую следующие:

Правильное планирование на месяц, неделю, день.

Промежутки между задачами в плане.

Выполнение плана на день на 100%.

Перенос возникших незапланированных задач на завтра.

Принцип цикличности: нагрузка-отдых.

Повышение энергии и мотивации.

Снижение интенсивности в средине недели.

Использование утренних часов.

Вознагреждения и штрафы.

Если будет время и вдохновение, я напишу об этих инструментах более подробно.

Для тех, кто хочет более детально разобраться с вопросами личной эффективности, могу посоветовать следующие материалы:

- Курс ИЮМ (по последней информации, с 01.09.17. набор новых студентов не производится).- Курс Мрочковского и Толкачева «Пятилетка за 2 года».- Ицхак Пинтосевич «10 заповедей личной эффективности».