Практическая работа №2 "Создание базы данных, состоящей из двух таблиц" (для учителей школы)

Практическая работа №2 "Создание базы данных, состоящей из двух таблиц" предназначена для обучения учителей общеобразовательных школ. Эта лекция является второй в серии лекций по работе с базами данных Microsoft Office Access 2010. Данную разработку в своей работе могут использовать методисты-организаторы по информатизации образования.

Практикум по Microsoft Office Access 2007

Практическая работа №2

«Создание базы данных, состоящей из двух таблиц»

научиться удалять таблицы;

научиться создавать таблицы базы данных в режиме таблицы;

научиться создавать самостоятельно ключевое поле;

научиться создавать формы для ввода данных;

закрепить навыки по заполнению и редактированию таблиц базы данных.

Проектирование структуры базы данных.

Создадим более сложный вариант базы данных. В ней будут две таблицы: Список и Группы.

Конструирование пустых таблиц базы данных.Воспользуемся новым способом изготовления таблиц. Таблицыбудем создавать в режиме таблицы. В таблице Список будет

7 полей (код, фамилия, имя, отчество, год рождения, школа, класс, номер группы). Номера групп и фамилии преподавателей будут храниться в отдельной таблице Группы в виде двух столбцов.

Создание схемы базы данных.

В данном случае таблицы связаны связью «один-ко-многим». Это значит, что в таблице Группы каждое значение может встречаться только один раз, а в таблице Список - сколько угодно (несколь­ко человек могут быть из одной группы). Связи следует устанав­ливать при пустых таблицах. Если таблицы заполнены, могут возникнуть проблемы при создании связей и свойств связей. Для связи в обеих таблицах должны быть ключевые поля. В таблице Список - поле Код, в таблице Группы - поле Учебная группа.

Ввод данных в таблицы.

Создадим форму для ввода данных и воспользуемся ею. При на­личии связанных таблиц имеет значение порядок заполнения их значениями.

Задание 1. Откройте учебную базу данных, изготовленную на прошлом занятии.

Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пиктограмме Microsoft Access; перед вами откроется окно:

Из списка баз данных, расположенного справа, нажмите двойной щелчок на имя вашей базы. На экране появится окно с основными элементами базы данных.

Задание 2. Удалите таблицу Список.

Выделите имя таблицы.

Нажмите клавишу [Delete].

На вопрос о подтверждении удаления таблицы ответьте Да.

Задание 3. Создайте таблицу Группы.,

Выберите закладку Создание – Таблица.

Появит­ся пустая таблица, поля которой не определены и не имеют названия. Тип поля будет выбран автоматически в зависимости от введенной информации.

Переименуйте Поле 1. Для этого поставьте курсор в любую ячейку столбца Поля 1. Выполните команду . Ячейка имени столбца окажется выде­ленной. Введите название поля Учебная группа и нажмите клавишу [Enter].

Переименуйте Поле 2. Для этого поставьте курсор в любую ячейку столбца Поля 2. Выполните команду Пере­именовать. Ячейка имени столбца окажется выде­ленной. Введите название поля Преподаватель и нажмите кла­вишу [Enter].

Сохраните таблицу под именем Группы, щелкнув по кнопке

Перейдите в режим Конструктор, щелкнув по кнопке ,

и посмотрите, как заданы поля. Проверьте, чтобы поле Учебная груп­па было ключевым, поместив курсор на имя этого поля, посмотрите, выделена ли кнопка Ключевое поле.

Тип данных поля Учебная группа задайте числовым, выбрав его мышкой из ниспадаю­щего списка.

Щелкните по кнопке Сохранить. Закройте таблицу.

Задание 4. Создайте таблицу Список.

Выберите закладку Создание – Таблица.

Перейдите в режим Конструктор, щелкнув по кнопке .

Сохраните таблицу под именем Список.

Заполните таблицу по образцу:

В поле Учебная группа выберите в колонке Тип данных из ниспадающего меню Мастер подстановок – Далее – Таблица: Группы - Далее. Переместите поле Учебная группа в Выбранные поля, нажав кнопку . Нажмите кнопку Далее, в появившемся окне выберите из ниспадающего списка Учебная группа и нажмите кнопку Далее – Далее – Готово.

Для создания связи необходимо сохранить таблицу. Нажмите .

В результате этой работы вы получите две несвязанные таблицы. Нужно создать схему данных со связями.

Задание 5. Создайте схему данных.

Выберите закладку Работа с базами данных.

Щелкните по кнопке .

Появится следующее окно:

Выделите поле Учебная группа в таблице Список, нажмите по нему двойным щелчком.

Появится диалоговое окно Изменение связей, представленное на рисунке ниже:

Выберите в списке Таблица/запрос Группы.

Включите значок Обеспечение целостности данных. Это не­возможно будет сделать, если типы обоих полей заданы не одинаково.

Включите значок Каскадное обновление связанных полей. Это приведет к тому, что при изменении номера группы в таблице Группы автоматически изменится соответствующий номер в таблице Список.

Включите значок Каскадное удаление связанных записей. Это приведет к тому, что при удалении записи с номером группы в таблице Группы будут удалены все записи из таблицы Спи­сок, в которой стояли соответствующие номера групп.

Щелкните по кнопке Ок. Появится связь «один-ко-многим». Схема данных представлена на рисунке ниже.

Закройте схему данных, щелкнув по кнопке в верхнем пра­вом углу окна.

Задание 6. Заполните таблицу Группы значениями.